Dataskyddspolicy

Integritet och dataskydd är viktigt för oss på IP Ready AB org.nr. 556804–9828 (nedan ”IP READY”). Du ska känna dig trygg när du lämnar dina uppgifter till oss. Vi behandlar dina personuppgifter enligt Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679 av den 27 april 2016 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter och om upphävande av direktiv 95/46/EG (nedan ”Dataskyddsförordningen”) och tillämplig nationell lagstiftning.

Denna dataskyddspolicy gäller för alla som på något sätt nyttjar IP Readys tjänster eller produkter och/eller på annat sätt har kontakt med oss. I denna policy redogör IP Ready för sin personuppgiftsbehandling och för vilka rättigheter du har enligt gällande personuppgiftslagstiftning.

Om inte annat anges så är det IP Ready som har ansvaret för behandlingen av dina personuppgifter. Du är alltid välkommen att kontakta oss vid eventuella frågor och funderingar kring denna policy eller dataskydd.


1. Definitioner

En personuppgift är information som direkt eller indirekt kan hänföras till en levande fysisk person. Exempel på sådana uppgifter är personnummer, personliga e-postadresser, telefonnummer och dylikt, men även krypterade uppgifter kan utgöra personuppgifter om de kan kopplas till fysiska personer. Även foton och filmer kan vara personuppgifter om de avbildar människor. Till och med en ljudfil med en persons röst kan vara en personuppgift. Med indirekt information menas exempelvis användarnamn och IP-adress.

Med behandling avses varje handling som företas med en personuppgift. Det kan röra sig om allt från insamling och lagring, till ändring, användning eller radering.

Med personuppgiftsansvarig avses en fysisk eller juridisk person, offentlig myndighet, institution eller annat organ som ensamt eller tillsammans med andra bestämmer ändamålen och medlen för behandlingen av personuppgifter. I denna policy är IP Ready personuppgiftsansvarig.


2. Vem ansvarar för dina personuppgifter?

Personuppgiftsansvariga är vi på IP Ready. Behandling av personuppgifterna kan ske av oss eller av någon av våra samarbetspartners. Våra samarbetspartners är antingen våra personuppgiftsbiträden eller självständigt personuppgiftsansvariga. När våra personuppgiftsbiträden behandlar dina personuppgifter sker deras behandling i enlighet med de ändamål och medel som angivits i denna policy.

I de fall vi undantagsvis är tvungna att lämna dina personuppgifter till en tredje part som inte behandlar dina personuppgifter i enlighet med IP Readys instruktioner, är den tredje parten självständigt personuppgiftsansvarig för behandlingen.


3. När samlar vi in personuppgifter om dig?

Uppgifter som du själv lämnar till oss

Vi samlar in och behandlar personuppgifter som du själv eller ditt ombud lämnar till oss, exempelvis när du använder våra tjänster och kontaktar oss. Bland annat när du:

· Bokar in möten eller besök med oss

· Ber om en offert

· Lägger en order

· Registrerar dig som kund eller kontaktperson hos oss

· Du önskar svar på frågor från eller på annat sätt kontaktar oss

· Besöker vår webbsida eller sociala medier


Uppgifter från andra källor

Vi kan komma att samla in information från andra än dig själv. Det gäller när vi saknar fullständiga uppgifter från dig och behöver inhämta kompletterande information. Exempelvis när vi inhämtar information om kontaktpersoner till olika bolag för att erbjuda våra tjänster.

· Identifikationsuppgifter: Namn och leveransadress

· Kontaktuppgifter: Telefonnummer och e-postadress

· Uppgifter om anställning: Befattning


4. Varför behandlar vi dina personuppgifter?

Vi behandlar dina personuppgifter för att tillhandahålla och marknadsföra våra produkter och tjänster eller annars komma i kontakt med dig. Även för att uppfylla våra avtalsrättsliga skyldigheter med dig. I det fall vi skulle hamna i en rättslig konflikt med dig, kan vi även behöva behandla dina personuppgifter för att bevaka våra intressen.

I huvudsak behandlar vi dina personuppgifter för att:

· Administrera och tillhandahålla våra produkter och tjänster till exempel för att kunna hantera offerter, fakturor, förfrågningar, ordrar, leveranser och för att sköta våra betalningar.

· Hantera kommunikation med kunder, kontaktpersoner och intressenter.

· Marknadsföra våra produkter och tjänster.

· Förbättra och utveckla vår verksamhet


5. Vad har vi för laglig grund för behandlingen av dina personuppgifter?

För att få behandla dina personuppgifter måste vi ha en laglig grund för detta. Vi behandlar dina personuppgifter på följande grunder:

– Då personuppgiftsbehandlingen är nödvändig för att vi ska kunna fullgöra ett avtal som vi har med dig eller din arbetsgivare, samt för att vidta förberedelse för sådant avtal.

– Då personuppgiftsbehandlingen är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse.

– Då vi har ett berättigat intresse av att behandla dina personuppgifter, där det berättigade intresset utgörs av vårt intresse av marknadsföring. Det kan exempelvis vara personuppgiftsbehandling för referensändamål eller publicering av omdömen. Även då behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt och våra användares berättigade intresse av att utvärdera och förbättra IP Readys produkter, tjänster och system.

– Då du har lämnat samtycke till behandlingen, såsom när behandlingen sker för ett särskilt ändamål som vi har kommit överens om och någon annan laglig grund för behandlingen inte finns. Exempelvis när vi publicerar bilder på dig på våra sociala medier.


6. Hur länge sparar vi dina personuppgifter?

Dina personuppgifter behandlas endast så länge som det är nödvändigt för de ändamål de samlats in för eller så länge som krävs enligt lagar och andra författningar. Detta innebär att vi sparar personuppgifter så länge som det krävs för att exempelvis fullgöra ett avtal med kund samt uppfylla våra skyldigheter enligt bokföringslagen och annan tvingande lagstiftning. I det fall vi skulle hamna i en rättslig konflikt

med dig, kan vi även behöva behandla dina personuppgifter för att bevaka våra intressen. Personuppgifter raderas eller anonymiseras när de inte längre är relevanta för de ändamål som de har samlats in för.

För att vi ska kunna fullgöra våra avtal med er sparas personuppgifter under hela avtalstiden. Nödvändiga personuppgifter till kontaktpersoner sparas max tre (3) år efter avtalstiden. Detta på grund av att det finns ett intresse för kunder att återkomma och ställa frågor till oss avseende deras köpta produkter och tjänster, trots att avtalet har upphört. Vi meddelar även de eventuella samarbetspartners och underleverantörer som behandlat dina personuppgifter att den ska raderas även hos dem.

Enligt bokföringslagen (1999:1078) är vi skyldiga att spara vissa personuppgifter i minst sju (7) år.

IP Ready utfärdar kundvårdssamtal en gång per år för kunder i sitt kundsystem, även om ett nuvarande avtal inte är aktivt. I kundvårdssamtalen ges kunden tillfälle att avregistrera sig från information och vi raderar då deras personuppgifter. Om kunden har ett intresse att fortsatt utnyttja IP Readys produkter och tjänster återkommer IP Ready året därpå. Om kunden inte varit anträffbar inom tre (3) år raderas deras personuppgifter. På detta sätt säkerställer IP Ready att personuppgifter till passiva kunder inte lagras längre än nödvändigt.

Personuppgifter som samlats in för marknadsföringsändamål, med undantag från kundvårdssamtal, raderas senast ett (1) år efter insamlandet.


7. Vilka kan vi komma att dela dina uppgifter med?

IP Ready delar dina personuppgifter med en ensamt personuppgiftsansvarig tredje part när det krävs för att vi ska kunna fullfölja ett avtal vi har med dig eller din arbetsgivare. Till exempel de finansbolag vi arbetar med. När dina personuppgifter delas med en aktör som är självständigt personuppgiftsansvarig gäller den organisationens dataskyddspolicy och personuppgiftshantering.

Vi delar också dina uppgifter med tredje part som är vårt personuppgiftsbiträde. Detta på grund av att vi använder biträdes expertis och kunskap som inte finns inom IP Readys organisation. IP Ready är då ansvariga för behandlingen och biträdet får inte behandla uppgifterna i strid med våra instruktioner. I dessa fall rör det sig teleoperatörer och mjukvaruleverantörer av exempelvis växeltjänster, dokumenthantering, kundsystem, mailklienter och digital signering.

Vi kan även komma att dela dina personuppgifter om det är nödvändigt för att fastställa, göra gällande och utöva IP Readys rättsliga intressen.

Vi kan också komma att dela dina personuppgifter när så krävs till följd av lag, förordning, myndighetsföreskrift eller om det följer av domstols- eller myndighetsbeslut.


8. Var behandlas dina personuppgifter?

Dina personuppgifter behandlas inom EU/EES-området.


9. Hur skyddas dina personuppgifter?

Vi kommer att vidta alla skäliga åtgärder för att garantera att era personuppgifter är skyddade med hjälp av lämpliga tekniska, fysiska och andra organisatoriska åtgärder såsom behörighetskontroll och lösenord för digital behandling och låsskåp med nyckel när behandlingen sker fysiskt. Detta gör vi så att dina personuppgifter skyddas mot obehörig eller olaglig användning, ändring, obehörig åtkomst eller avslöjande, oavsiktlig eller rättsstridig förstörelse och förlust.


10. Vilka är dina rättigheter som registrerad?

Som registrerad har du enligt gällande lagstiftning ett antal rättigheter. Här listar vi dessa rättigheter.

Rättelse

När vi behandlar dina personuppgifter har du när som helst rätt att begära rättelse av felaktiga uppgifter eller ändra de uppgifter som du lämnat.

Tillgång till dina uppgifter

Du har också rätt att begära ett så kallat registerutdrag för att få reda på vilka personuppgifter vi har registrerade om dig. Begär du detta mer än en gång per kalenderår tar vi en administrativ avgift för att lämna ut uppgifterna.

Begäran om registerutdrag hanteras av IP Ready. Vi besvarar dina önskemål utan onödigt dröjsmål och inom en (1) månad. Om vi av någon anledning inte kan uppfylla dina önskemål, kommer en motivering att lämnas och vi kommer också att informera dig om hur lång tid vi behöver för att besvara din begäran.

Ditt registerutdrag kommer vi skicka till den e-postadress du lämnat i samband med behandlingens start.

Motsätta dig behandling

Du har rätt att motsätta dig behandling som vi utför på den lagliga grunden intresseavvägning, det vill säga där vi har angett att vi har ett berättigat intresse för behandlingen.

Radering

Under vissa omständigheter har du rätt att få dina personuppgifter raderade hos oss. Detta gäller dock inte om vi exempelvis är skyldiga enligt lag att bevara uppgifterna.

Begränsa behandling

Du kan även ha rätt att begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas när så är möjligt. Om du begär sådan begränsning av behandlingen kan det dock leda till att vi inte kan uppfylla våra åtaganden mot dig under tiden som begränsningen pågår.

Dataportabilitet

Om du vill flytta de personuppgifter som du själv har delat med oss till någon annan så har du även rätt att få en kopia av de personuppgifter som rör dig i ett strukturerat, maskinläsbart format.

Rätt att lämna klagomål

Om du är missnöjd över sättet vi behandlar dina personuppgifter på ber vi dig att kontakta oss på kontaktuppgifterna nedan.

Du har också rätt att vända dig med eventuella klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten, se www.imy.se.


11. Kontaktuppgifter till personuppgiftsansvarig

Frågor eller funderingar angående denna dataskyddspolicy eller hur IP Ready hanterar dataskydd kan skickas till IP Ready via e-post eller post.

Telefon: +46 708 801 090 Mail: info@ipready.se

Adress: Löfströms Allé 2 E, 172 61 Sundbyberg


12. Ändringar i dataskyddspolicyn


Vi förbehåller oss rätten att göra ändringar i vår dataskyddspolicy. Du hittar alltid den senaste versionen på webbplatsen. Vid ändringar som är av avgörande betydelse för vår behandling av personuppgifter kommer detta att kommuniceras till dig